Налоговый мониторинг — это эффективный инструмент для управления налоговыми рисками и повышения прозрачности взаимодействия с налоговыми органами. Однако участие в новом формате мониторинга связано и с существенными расходами. Чтобы обеспечить успешное внедрение, важно не только правильно настроить систему, но и оптимизировать затраты на всех этапах.
Для этого необходимо учитывать все возможные способы сокращения расходов, начиная от выбора программного обеспечения и заканчивая минимизацией затрат на консультационные услуги. Чем более продуманным будет подход, тем ниже будут затраты при внедрении и последующей работе системы.
В этой статье мы рассмотрим несколько ключевых способов, которые помогут минимизировать расходы при внедрении налогового мониторинга, не снижая его эффективности.
Выбрать вариант внедрения
Для оценки будущих финансовых вложений при подготовке к налоговому мониторингу (НМ) важно на первом этапе определить, каким образом компания планирует входить в этот режим. Основных варианта три: самостоятельно, с помощью интегратора или с помощью вендора.
Самостоятельный вход в НМ предполагает, что компания берет на себя все задачи по внедрению и настройке системы электронного документооборота (ЭДО), а также по интеграции с налоговыми органами.
Ольга Алексеева, Руководитель отдела разработки налогового мониторинга компании «Тензор»:
Практика показывает, что самый дорогой способ — делать самостоятельно. В этом случае дополнительная нагрузка ляжет на штатных сотрудников. Компании придется реализовать собственное ПО, а потом поддерживать и развивать его функционал. Доработки потребуются в любом случае: законодательство меняется, добавляются новые требования, сценарии взаимодействия с ФНС.
Выгоднее будет сотрудничество с вендором, т.к. в этом случае предоставляется готовое решение. Чаще всего функционал коробочный, что предполагает легкую поддержку и обновление без затрат заказчика.
Что касается интеграторов (компании, которые специализируются на внедрении и настройке информационных систем, включая ЭДО), то они обладают опытом и знаниями в области внедрения и настройки систем. Интеграторы могут предоставить поддержку и консультации на всех этапах внедрения. При этом в будущем заказчик, вероятно, будет зависеть от интегратора в вопросах поддержки и обновления системы.
Выбрать тип оплаты — облачная подписка или единоразовый платеж
При выборе IT-систем любого предназначения перед заказчиков встает выбор между моделями оплаты SaaS и On-prem.
В первом случае компания платит за подписку, а не за покупку лицензий и оборудования. Это позволяет избежать крупных первоначальных вложений, а вендор берет на себя ответственность за обновления и поддержку системы, что снижает нагрузку на IT-отдел компании.
Во втором случае компания полностью контролирует все аспекты работы системы, включая безопасность, обновления и настройки и при этом несет ответственность за поддержку и обновление системы, что может потребовать дополнительных ресурсов и затрат.
Ольга Алексеева, Руководитель отдела разработки налогового мониторинга компании «Тензор»:
On-premise-решение — это система или модель, при которой данные и приложения размещаются и хранятся на физических серверах, принадлежащих и управляемых предприятием.
SaaS (Software as a Service) — это облачная модель предоставления программного обеспечения. В этой модели данные и приложения размещаются на удаленных серверах, и пользователи получают к ним доступ через интернет с помощью различных устройств.
На наш взгляд, облачное решение привлекательнее за счет минимизации затрат на закупку, обслуживание физических серверов.
Выбор между On-premise-решением и SaaS зависит от конкретных потребностей и возможностей компании. On-premise-решение подходит для компаний, которые хотят иметь полный контроль над системой и готовы инвестировать в собственную IT-инфраструктуру. SaaS является более экономичным и удобным вариантом для компаний, которые предпочитают минимизировать первоначальные затраты и делегировать поддержку и обновления вендору.
Сравнить предложения рынка для выбора выгодных решений
Первый шаг к снижению затрат — это тщательное сравнение предложений на рынке. Разные поставщики могут предложить похожие функциональные возможности и уровни поддержки, однако ценовая политика может отличаться.
Стоит помнить, что некоторые решения могут быть дешевле на старте, но потребуют больших затрат на обслуживание и обновление в будущем. Необходимо просчитать все возможные расходы в долгосрочной перспективе.
Таким образом, выбрав оптимальное решение, компания сможет получить необходимый функционал, не выходя за рамки бюджета, и избежать неожиданных финансовых затрат в процессе эксплуатации системы.
Оптимизировать расходы на методологов и консультантов
Методологи и консультанты играют важную роль в процессе внедрения налогового мониторинга, но их услуги могут быть достаточно дорогими. Вместо того чтобы полагаться исключительно на внешних экспертов, можно значительно снизить их вовлеченность, если правильно организовать работу внутри компании. Это позволит существенно сократить затраты, не снижая качества работы.
Хорошим решением является активное участие внутренних сотрудников в специализированных форумах, конференциях и семинарах по налоговому мониторингу. Такие мероприятия помогают получить актуальную информацию и обменяться опытом с коллегами из других компаний. Присутствие на таких событиях может заменить часть консультаций, если они будут правильно организованы. Это также повышает квалификацию сотрудников и снижает зависимость от внешних специалистов.
Однако важно помнить, что полностью отказываться от консультантов не стоит. Это может привести к серьезным ошибкам в процессе внедрения, исправление которых обойдется гораздо дороже. Поэтому стоит грамотно балансировать между самостоятельной работой и привлечением внешних специалистов.
Решение заключается в сокращении объема консультационных услуг, оставив только те этапы, где требуется экспертная помощь. Например, привлекая консультантов для сложных вопросов или на этапе, когда внутренние ресурсы не могут обеспечить необходимый уровень знаний. Это помогает снизить затраты, сохраняя качество и минимизируя риски.
Данный подход позволяет эффективно сочетать внутренние усилия с внешними знаниями, что помогает значительно сократить расходы на консультационные услуги без ущерба для качества внедрения системы.
Провести аудит процессов
Проведение регулярных проверок процессов налогового мониторинга помогает выявить лишние или дублирующие этапы, которые могут увеличить затраты. Например, если система уже проверяет налоговые данные на одном уровне, повторные проверки в других частях процесса могут быть избыточными и неэффективными. Важно внимательно отслеживать такие дублирования, чтобы минимизировать ненужные операции и сократить время, затрачиваемое на выполнение процесса.
Кроме того, регулярный анализ помогает выявить устаревшие или неэффективные шаги, которые можно исключить без ущерба для качества мониторинга. Систематическое избавление от лишних процессов позволяет значительно снизить затраты, повысить производительность и сделать процесс мониторинга более оптимизированным.
Заключение
Выбор подходящего программного решения, сокращение излишних консультаций, обучение команды и регулярный аудит помогают существенно снизить расходы без потери эффективности.
Важно не только сократить затраты, но и обеспечить стабильную работу системы в долгосрочной перспективе. Гибкий подход к управлению процессами позволит компании не переплачивать и при этом поддерживать высокий уровень налогового контроля.
